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海口部分小区申请维修资金“行路难” 有的物业近一年跑了20多趟

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新海南客户端、南海网、南国都市报 记者 王康景

海口市房屋维修资金管理中心:申请维修资金细则指南有待完善

住宅专项维修资金是小区用于维护公共设施设备,改善、改造小区老旧环境的重要资金来源,不过,海口有的小区在申请使用这属于小区的公共资金时,却遭遇“行路难”。有的小区物业为小区更换电梯近一年里跑职能局不下20趟,吐槽申请维修资金指南缺乏细则且工作人员审核材料时未能一次性告知存在的所有问题,导致来回补充或者修改材料。维修资金管理部门称部分申请人未能按照要求落实整改,并表示申请维修资金指南细则有待完善。


汇泰大厦小区电梯故障业主只有一部电梯使用。

案例

海口汇泰大厦为更换电梯申请维修资金

物业称近一年跑了20多趟职能部门

“为了更换小区电梯,我们物业和业委会前前后后忙了一年的时间,去搜集和送审申请维修资金的材料,这期间,光是我跑维修资金管理中心就不下20次。”近日,在海口龙华区汇泰大厦,物业陈主管向记者吐槽说,申请维修资金时他们遭遇了不少波折。

汇泰大厦小区共有192户业主,共用2部电梯。由于使用已有10多年,电梯主板和电机等各个零部件都已老化,尤其到了夏天故障率比较高,业主反映多次出现电梯夹人、突然间有坠落顿挫等情况,给业主们出行带来诸多不便和安全隐患。


汇泰大厦小区电梯故障。

记者在该小区看到,两部电梯中的一部已经因故障停用,因为时间已久找不到厂家获取零部件,维修已经很困难。陈主管告诉记者,小区从2020年就着手了解更换电梯申请小区公共维修资金的手续材料。物业和业委会协作向小区业主征求意见和签名,从2021年2月份开始向海口市房屋维修资金管理中心提交材料进行申请60多万元维修资金作为更换电梯费用。

“我们去办理时先是拿了申请维修资金的指南,但指南基本是大项的规定,我们按照大项准备资料送审时,就出现因为各种细节问题被打回整改重交,一次重交往往要等待半个月甚至更久。”陈主管说,比如面积测算对不上,文件在小区公示的照片被认为不合要求,同业主房屋合并一户等问题,被要求修改,此外,还因为施工单位公司负责人签字等问题被打回重签,这其中有的没有被明确告知。

由于各类小细节问题,陈主管在约一年时间里跑了20多次海口市房屋维修资金管理中心,总算在2022年春节前完成了初步申请工作,更换电梯的首批款(30%)划拨给电梯公司,目前新电梯已经下单建造中。


申请维修资金公示文件。

走访

海口多个小区存在申请维修资金耗时长的问题

记者进一步走访发现,申请维修资金过程波折的小区并不在少数。例如海口富丽花园小区,2021年9月份他们向维修资金管理中心递交申请大修其中一栋楼电梯的资金,小区物业负责人表示由于是申请急修资金,当时工作人员表示预计2个月内可以完成申请。提交材料后,10月份工作人员反馈了签字等问题,物业整改材料重新提交。

2022年2月份,工作人员又发现因为提交的材料中,小区与施工方的合同签订时间早于业主签名时间,需要打回重新修改。小区物业负责人表示,从开始申请到现在已经有半年时间,但还没有完成所有程序,他认为物业的确存在疏忽,但职能部门工作人员的审核和指引也存在不够完整细致的问题。

类似情况在海口华宝雅苑也存在,因为更换电梯问题,小区物业在提交申请材料后,也因为细节问题需要进行修改和补充材料,耗了一年多时间还没能完成申请。例如该小区要对电梯进行大修,而提交的海南省锅检所有关该小区电梯检查评估报告是在2017年出的,工作人员认为时间间隔比较久需要重新做报告,但物业认为没有明文规定必须是在多长时间间隔内才有效。

记者查询海口12345市政府服务热线发现,也有不少小区业主或者物业反映申请维修资金时遇到的长耗时、来回跑以及补充修改材料等问题。

探因

申请指南缺乏细则导致小区申请资金遭遇波折

部分申请人未能及时按照要求落实修改

对于申请时间跨度长,来回跑反复改材料的问题,汇泰大厦物业人员表示,一方面是领取的办理申请房屋维修资金的指南不够细化,有的细则没有明确,但在提交材料时却被认为不合要求。

“例如在指南中,要求施工公司材料需要由公司负责人签字,但也没写必须是公司法人签字,我们的材料由该公司的经理签名,提交上去就被打回,要求法人签字。”该物业人员说,一开始提交材料后,工作人员并没能全部核查完材料把所有问题都罗列出来要求改,而是发现存在个别问题后就打回要求修改。而且,每提交上去往往要等待半个月时间。

对此,海口市房屋维修资金管理中心工作人员表示,审核材料一般是2个星期给予答复,工作人员进行交叉审核,会把发现的所有问题罗列在清单上返还给申请人进行修改,但部分申请方在被告知所需材料、如何修改等内容时,没有完全按照要求执行,导致需要反复修改和补充材料。

不过,该人员也承认,在申请指南上的确有的细则没有明确标注清楚,例如有的小区申请电梯更换的资金时,小区与施工公司签订合同,往往是涉及到分公司和总公司,小区与分公司签订合同,但留的划账账户却是总公司的,这时候必须要有小区、分公司和总公司的三方协议才能有效认定,但小区提交上来的往往只是与分公司的协议,会造成审核不严谨,但这个在指南里又没有明确写明提交三方协议。

此外,审核时间拖得比较长,还因为有的小区在按照要求去不动产登记中心获取小区房屋测绘报告时没有第一时间提交给该中心同步做核算,而是等所有材料备齐再一并交上来,工作人员核算小区房屋数、户数、房号和面积、分摊表等内容时就比较耗时。

对策

职能部门:探讨完善申请指南内容

海口住建部门已开展维修资金使用管理实施细则征求意见

记者从海口市住建局了解到,为规范住宅专项维修资金使用程序,提高维修资金使用效率,2022年2月15日,该局就已发布关于公开征求《海口市住宅专项维修资金使用管理实施细则(征求意见稿)》(下称意见稿)意见的公告(截止于2022年3月3日)。

意见稿明确使用维修资金分为正常情况使用、紧急情况使用和街道办事处(镇人民政府)组织代为维修等情况,明确开展正常情况使用维修资金和紧急情况使用维修资金时,分别如何进行一次性划转资金和分期划转资金两种程序,并注明实施主体需要提交的申请资料。

此外,意见稿在紧急情况使用维修资金程序中,针对电梯、消防设施设备、供水水泵、水管、屋面和外墙等多种存在隐患,影响业主生活、生命和财产等安全的故障部位,在申请紧急维修资金时,明确这些不同故障部位需要由权威部门或机构出具鉴定材料。

对于不少小区在申请维修资金时存在的材料不规范、来回跑、长耗时等问题,海口市房屋维修资金管理中心工作人员表示,该部门也针对申请指南在细则问题上存在的不足开展了探讨,参考此次征求意见稿汇集的意见建议,积极讨论如何完善申请指南上的细则,让申请人能够依据指南更规范准备材料,提高申请效率。

示例:

以正常情况使用维修资金程序中一次性划转维修资金的程序为例,实施主体需要提交申请材料:

①海口市住宅专项维修资金使用申请登记表(含列支范围内业主分摊资金表)

②实施主体证明材料(物业服务企业提供物业服务合同和营业执照,如无法提供物业服务合同或者物业服务合同已过期的,应当提供1-5名列支范围内业主的授权委托书;业主委员会提交街道备案证明;相关业主提供证明其业主身份的材料,包括身份证、房地产权证或者商品房买卖合同的复印件等材料)

③维修资金使用方案

④预算审价报告

⑤业主名册、列支范围内业主同意使用方案的表决票、表决结果及公示情况

⑥施工合同、施工单位营业执照,法律法规对施工单位资质有要求的,应当提供资质证书

⑦竣工验收合格报告及施工前中后照片

⑧维修和更新、改造项目的发票

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